Nyheter/061207  <<Tillbaka

 >Har referenser något värde?
-Ja, om man ställer de rätta frågorna, har egna referenser, dubbelkollar och vet hur blindskären ska undvikas. Och så gäller det att hantera referenstagandet så att det verkliga värdet kommer fram, säger Leif Stenman, ansvarig för affärsområde upphandling i Fasticon.

Referenser vid upphandling - inte alltid att lita på!
Hur nödvändigt är det att ta referenser vid upphandlingar? Kan man alltid lita på den information som en referens lämnar? Hur garderar man sig mot alltför lyriska uppgiftslämnare? -Vi har lärt oss hur man undviker blindskären. Det gäller ofta att dubbelkolla – och att ställa de rätta frågorna, säger
Leif Stenman, ansvarig för affärsområde upphandling i Fasticon AB.

Metodiken avgörande
Leif Stenman och hans kolleger har mångårig erfarenhet av att fånga upp vad referensen anser om företag och utförda tjänster. De vet att man inte kan svara ja eller nej på frågan om referensers värde. -Det är metodiken över hur frågorna ställs som avgör om en referens är till något värde. Samtidigt använder vi egna kanaler för referenser. Många gånger får vi anledning dubbelkolla en referens: är det ett samlat intryck av entreprenören eller konsulten som avges eller är det ett enskilt tyckande?

När mjuka faktorer ska värderas i en upphandling ser Leif Stenman på erfarenhet, kunskap, system och rutiner. Han vet också att individers smidighet kan vara avgörande för en framgångsrik upphandling. -Upphandlingskonsulter och upphandlare med erfarenhet från många olika upphandlingar vet hur man ska ställa de avgörande frågorna för att få fram referensens uppfattning. Det gäller att tagandet av referenser utförs på samma enhetliga sätt. Ställ samma frågor till alla och kom ihåg att också den interna referensen ska få samma frågor!

Värdera svaren
Nästa steg är att värdera svaren på vad referensen sagt och sätta in dem i sitt sammanhang. Så här brukar Leif Stenman resonera: -Många gånger väger vi värdet av referenser och ställer det i relation till pris och tjänst, säg 70 procent pris och 30 procent referenser där pris och referenser får ett numerärt tal och likställs därmed i värde. -En metod som blir allt vanligare är att ge svaren från referenserna ett ekonomiskt värde. På det lämnade priset läggs eller dras ifrån ett tilläggstal över värdet av erhållna referenser. Värdet ska stå i relation till vad som efterfrågas att utföras och vägas in i sitt sammanhang. -Det kan ju inte vara rätt att betala mer för en tjänst bara för att den som ska utföra den kan titulera sig ”Chalmers 67” utan att ställa det i relation till vad som gjorts därefter. Det finns heller inga garantier för att ett företag med ett ISO-certifierat kvalitetssystem utför tjänsten bättre än ett företag utan certifikat. Förutsättningarna är dock större än utan certifikat. -För certifikatet bestämmer ju bara att man gör på det sätt som man tecknat ner i en systembeskrivning. Viktigast är vad som tidigare utförts, hur många gånger – och hur det utförts, vilket en referens kan intyga och inte ett certifikat! -Den upphandlande enheten har ett viktigt ställningstagande när man ska utvärdera med att lägga till rätt storlek på det ekonomiska talet; det kan vara negativt när man upphandlar tjänster. Det är då lättare att förstå att den begärda timpenningen får en reduktion för goda referenser så att lägsta pris vinner. -I kontraktet står det ursprungliga arvodeskravet men som konkurrensarvode får man räkna med det lägre s k fiktiva talet.

Leif Stenman på Fasticon betonar vikten av att fundera igenom vilket värde som referensen ska ha i den just nu aktuella upphandlingen. Vilka referensvärden kan accepteras? Det här brukar Leif Stenman rekommendera: -Många enheter köper fortfarande lägsta pris utan att väga in referenser eller andra parametrar i utvärderingen. Upphandling är en process som ska leda till rätt pris och rätt entreprenör eller tjänsteutövare. Våga ta ställning och handla upp till det ekonomiskt mest värdefulla alternativet! Ersättning och erfarenhet ska då vägas in.
 

Nyhetsbrev 3
- December 2006 >>

>Fasticon framtidssatsar

>Har referenser något värde?

>Egenreferenser väger tungt för Signalisten

>Öhrlings säljer Centrumkompaniet

Nyhetsarkiv >>