|
|
Alltför ofta läser man ett FU
(förfrågningsunderlag) som är otydligt och inte ger den information som
behövs. Svårtolkade eller obegripliga formuleringar som lämnar utrymme för
läsarens egen tolkning förekommer ofta. Så ska det naturligtvis inte vara –
och det finns lösningar.
Fackspråk, och inte minst det juridiska
språket, är inte alltid lätt att förstå, eller hantera. En vanlig
föreställning är att LOU (Lagen om offentlig upphandling) kräver att vi ska
uttrycka oss strikt juridiskt för att handlingarna ska vara korrekta. Så är
inte fallet. Innehållet och de termer som används ska givetvis vara
juridiskt korrekta - men framför allt begripliga för mottagaren.
Tre talande exempel
Ett exempel är formuleringen
”nn ska tillhandahålla”.
Den formuleringen
täcker inte helt avsikten och leder ofta till diskussioner om det som
tillhandahålls ska ersättas separat eller ingå i det avtalade arvodet. Skriv
därför istället ”nn ska inom ramen för det fasta arvodet tillhandahålla”,
eller ”nn ska mot särskild ersättning tillhandahålla”. En ytterligare
formulering som lämnar utrymme för fri tolkning är uppgiften ”Arvodet ska
vara fast under avtalstiden. Avtalstiden är två år”. Det är då fritt, men
inte självklart, att tolka att arvodet är fast under år 1 med x kronor och
under år 2 med y kronor. Hade man istället skrivit ”Arvodet ska vara fast
under hela avtalstiden. Avtalstiden är två år, därefter får arvodet
indexuppräknas enligt SF.6.14” hade det inte varit någon tvekan om vad som
avsågs. Ordet ”hela” är ett nyckelord som styr vad som gäller. I ett avtal
är det inte nödvändigt, eller ens önskvärt, att använda juridiska termer som
”Motparten bestrider kostnaden” – vilket betyder att motparten accepterar
att betala. Skriv istället att den andre ska betala. Avtalet är dessutom det
dokument som kommer överst i den juridiska strukturen och måste därför vara
så entydigt som det överhuvudtaget är möjligt.
 Konsten att vara tydlig – lär av Aff
För att undvika oklarheter och tvister om vanliga begrepp som tillsyn,
skötsel, förebyggande, avhjälpande och förbrukningsmaterial rekommenderar
jag varmt att man har ”Aff – definitioner” till hands. Vet du exempelvis var
utbyte av ett trasigt lysrör hör hemma. Är det förbrukningsmaterial eller
felavhjälpande underhåll?
Det finns ofta skäl i upphandlingar att förtydliga
de insatserna.
Låt ytterligare person läsa dokumenten
Ta som vana att alltid låta någon annan som sysslar med upphandlingar,
eller en neutral part, granska och läsa igenom de handlingar som ska lämnas
ut för en förfrågan. Är innehållet begripligt, tydligt, rakt? Skulle vi, om
vi fick detta underlag, vara helt på det klara med vad som efterfrågas?
Tydliga förfrågningsunderlag spar möda och
pengar
Oklarheter leder till diskussioner, sämre samarbete, förbrukat
förtroende och ibland till förhandlingar. Tydliga underlag spar kostnader
och energi och skapar rättvis konkurrens.
Leif Stenman.
|
Nyhetsarkiv
>> |
