Av Ole Emil Malmstrøm.

För varje verksamhet har det alltid varit en uppgift och en utmaning att sänka omkostnaderna – de omkostnader som inte har med kärnverksamheten att göra, men som inte desto mindre är nödvändiga. Detta är inte något nytt – redan i mitten av 70-talet gjorde professor Franklin Becker på Cornell University i USA beräkningar på omfattningen av dessa omkostnader för samhället och för de enskilda företagen. Han pekade på att de fasta kostnaderna ofta är de största eftersom de är bundna till den fastighet och de lokaler som används i verksamheten. Till detta kommer kostnader för inventarier och annan utrustning plus olika former av serviceåtaganden för att betjäna (på engelska ”facilitate” och på danska faciliterer”) verksamheten. Det är naturligtvis angeläget att reducera dessa enorma kostnader, men det är också avgörande att få valuta för pengarna – att stödtjänsterna på bästa möjliga sätt stödjer kärnverksamheten. D v s att optimera omkostnaderna. I många verksamheter blir dessa omkostnader, även om man vill reducera dem, ofta betraktade som ett nödvändigt ont och hanteras kortsiktigt och ogenomtänkt.

Artikelförfattaren; Ole Emil Malmstrøm Civilingenjör DTU 1968 Seniorkonsult, egen företagare i Real-FM. 1990 – 2008 * Avdelningsdirektör i Kuben Ejendomsadministration A/S - med ansvar för Facilities Management (drift, underhåll och utveckling) för ett bestånd på ca 1,4 miiljoner m², för bl a pensionskassor, försäkringsbolag och bostadsföreningar i Danmark. * Ordförande för Dansk Facilities Management (DFM) 1997 – 2006. * Styrelseledamot i DFM och DFM-nyckeltal (DFM-Benchmarking). * Ordförande för Nordic FM 2003 – 2006. * Styrelseledamot i Nordic FM. * Styrelseledamot i Euro FM sedan 2006.

Samtidigt kan man konstatera att hanteringen av byggnader, inventarier, förbrukningsvaror och service, som städning och catering, inte sällan sköts av personal utan annan träning eller förberedelse än personliga erfarenheter och engagemang. De får ofta klara sig på egen hand utan professionellt nätverk, där medarbetarna i kärnverksamheten inte intresserar sig för deras insatser eller kvaliteten på tjänsterna, och i värsta fall enbart har kritik till övers för de omkostnader servicepersonalen ”belastar” verksamheten med.

Professor Becker påpekade att det med professionellt skötta tjänster, utförda av människor med specialutbildning, skulle finnas stora besparingar att göra. Begreppet Facility Management (FM) skapades i USA med utgångspunkt i fastigheter och de verksamheter som ryms i dem. Senare utvecklades det till en helhetssyn på den effekt tjänsterna har på kärnverksamheten. I bl a Storbritannien infördes begreppet Facilities Management.

Idag utbildas Facilities Managers runt om i världen, på alla nivåer. Från Assistentutbildningar till mastersprogram och forskning pågår i syfte att utveckla metoder och verktyg för fortsatt professionell utveckling av yrkesområdet. Enbart i Holland utbildas varje år omkring 4 000 personer i yrket och hittills har de varit mycket efterfrågade. I Storbritannien är FM den snabbast växande professionen och har så varit under de senaste 5-8 åren. Orsaken är att professionellt utförd FM ger ekonomiska resultat.

Resultaten skapas på två sätt. För det första optimeras omkostnaderna eftersom endast de inköp som kärnverksamheten har behov av görs och genom att inköpen dessutom sköts professionellt. För det andra skapas mervärde för kärnverksamheten genom att tjänsterna stödjer produktionen, utvecklingen och kreativiteten.

I en genomsnittlig verksamhet utgör omkostnaderna för faciliteter 30% medan personalkostnader och produktionskostnader utgör 70%. Översiktligt betraktat kan man säga att man genom professionella insatser bör kunna spara upp till 20%, vilket ger en reduktion av omkostnaderna med upp till 6%. Men om den professionella Facilities Managern dessutom tillför mervärden till kärnverksamheten på ytterligare 20% så motsvarar det en reducering på 14%. Alltså totalt 20% minskning av utgifterna genom Facilities Magagerns optimering av tjänsterna. På så sätt finns det pengar och reda vinster att göra i professionell FM.
Och det är genom att skapa mervärden för kärnverksamheten - i helhetssynen på FM som en del i denna kärnverksamhet - som nordisk FM utmärker sig. Vi har en kulturell tradition där de yttre förhållandena, bl a genom årstidsväxlingarna, ställer krav på kreativitet och innovativt tänkande också i hur vi utformar våra hus. Detta har sedan lett till den höga levnadsstandard vi idag har.

Därför är också nordisk FM i stånd att skapa och vidareutveckla ramverket kring kärnverksamheten. Både i form av fastigheter och i form av anpassad utrustning och service.

Fastigheter som genom en kreativ miljö stödjer medarbetarna i deras arbete är guld värda. Som direktören för Københavns Ejendomme (Köpenhamns kommuns fastighetsbolag och Danmarks största fastighetsportfölj), Karen Mosbech uttrycker det: ”Miljön påverkar vårt humör. Humöret skapar resultaten.” Och rent konkret: Flexibla fastigheter och lokaler som understödjer utveckling, kreativitet och innovativt tänkande är av största betydelse.

The Royal Academy of Engineering i Storbritannien har beskrivit levnadsomkostnaderna för en kontorsfastighet som 1:5:200. Det betyder att om ”Construction cost” är 1 krona så är ”Maintenance and building operation cost” 5 kronor och ”Business operation cost” 200 kronor. En tydlig uppmaning till FM om att vara med och påverka hela processen.

Facilities Management handlar om människor i samverkan med processer och verksamheter. En helhetssyn, på samma sätt som man när en fastighet ska byggas tänker inifrån och ut – utifrån behoven hos de människor som ska verka i fastigheten till en estetisk upplevelse.

Den stora frågan är på vilket sätt FM ska organiseras. De bästa resultaten uppnås genom att delegera uppgifterna dit där de blir lösta på ett professionellt sätt. Det kan göras genom att etablera en intern välutbildad och professionell FM-funktion i verksamheten, som eventuellt outsourcar delar av, eller hela, tjänsten till professionella aktörer inom Facilities Services (FS). Det kan också göras genom att man outsourcar den totala FM-lösningen till en extern aktör inom ”Integrated Facilities Management”.

Valet av lösning är i mycket avhängigt det enskilda företagets förhållanden som storlek, kultur och geografiska utbredning. FM har en avgörande betydelse för kärnverksamheten – något leverantören av FS- eller FM-tjänsterna måste ha insikt i. Och något beställaren måste ha insikt i.

Många ser utbredningen och utvecklingen av FM som en funktion av i vilken utsträckning tjänsterna outsourcas. Att det kan göras inte är förvånansvärt med tanke på att det har uppstått en industri av leverantörer av såväl FM- som FS- tjänster, som är professionella på ett sätt som det enskilda företaget, eller dess FM-funktion, har svårt att motsvara. Men ett sådant synsätt ger inte den fullständiga bilden. Det är i första hand kärnverksamhetens ansvar att optimera FM. Men ju större förståelse man genom positiva erfarenheter får för effekten av professionell FM, ju större blir marknaden för leverantörer av dessa tjänster.

Kulturen och de kulturella olikheterna har betydelse för i vilken riktning utvecklingen går i de nordiska länderna. Sverige är historiskt ett industriland med egna råvarutillgångar, medan Danmark har varit ett bondesamhälle och Norge har levt av fiske – de bägge sistnämnda kännetecknas av småföretagande och hög grad av självständighet.

Den europeiska standardiseringen, med CENs standarder för FM, definitionerna av FM (CEN 15221-1) och vägledning för FM-avtal (CEN 15221-2), kommer med säkerhet att driva på utvecklingen, särskilt när dessa standarder nu är översatta till norska och danska.

Just nu ser vi en expansion av FM-utbildningar på alla nivåer, med ett flertal på masternivå och även på doktorandnivå isynnerhet i Finland, Norge och Danmark. I Danmark har dessutom ett forskningscenter, CFM, Center for Facilities Management med en årlig budget på 5 miljoner DKK etablerats.

Förutom en fortsatt insats från de nationella FM-nätverken – fora för erfarenhetsutveckling och för en utbredning av kunskap om branschen i dialog med företagen, myndigheterna och det övriga samhället – kommer utbildning och forskningsresultat, där praktikfallen blir belysta, att vara det som liksom Storbritannien också i de nordiska länderna gör FM till en stadigt växande professionell disciplin. Allt pekar på en stark - och kontrollerad – utveckling av FM i Norden, något som i synnerhet nästa generation har anammat som en självklar professionell disciplin och en livsviktig funktion för såväl offentlig som privat verksamhet i framtiden.

Ett lysande exempel, som manar till efterföljd, är Tetra Pak Service AB, som nyligen mottagit det danska FM-priset ”Driftsherreprisen 2008”.